Opt reguli de eticheta pentru gestionarea e-mail-ului
Scris de Alina Stan Miercuri, 20 Iulie 2011 11:26
Multi utilizatori considera ca spatiul virtual este o zona mai relaxata, unde poti sa scrii sau sa trimiti orice e-mail, fara consecinte prea mari. Insa, pe masura ce e-mail-ul devine un mijloc tot de popular de comunicare, este foarte important important sa-si alegi cuvintele cu grija.
Abia ai trimis un e-mail inocent unui prieten din copilarie si te trezesti ca a ajuns din greseala la toata lista de contacte. Inainte de a trimite un e-mail pripit, ai grija sa eviti urmatoarele 8 gafe majore:
1. Nu abuza de Reply All
”Reply All este ca sarea - trebuie folosit numai la nevoie si cu moderatie”, considera experta in bune maniere Jodi Smith, citata de Yahoo!News. Reply All se foloseste numai cand toti cei din lista ta de adrese au nevoie sa afle o informatie importanta care nu poate fi transmisa in alt mod. Inainte de a raspunde la un e-mail, este o idee foarte buna sa selectezi cu atentie destinatarul mesajului tau si sa verifici ulterior daca l-a primit.
2. Ai grija la Bcc
Optiunea de Bcc (blind carbon copy) permite ca un e-mail sa ajunga la o anumita persoana fara ca ceilalti destinatari sa afle acest lucru. In anumite circumstante, mai ales daca unii destinatari nu trebuie sa afle adresele de e-mail ale altor destinatari, folosirea Bcc-ului este o optiune foarte buna.
Bcc-ul se poate insa intoarce impotriva ta. Sa zicem ca iti pui colega preferata la Bcc pentru a putea citi si ea un e-mail pe care il trimiti sefului. Daca ea apasa insa Reply All din greseala, inclusiv seful va primi e-mail-ul si nu-ti va fi prea bine. Bcc-ul nu trebuie folosit vreodata din motive meschine.
3. Evita injuraturile sau jignirile
Cateva injuraturi trimise pe e-mail pot fi admise daca sunt trimise unui prieten sau coleg apropiat, nu? Foarte gresit. ”Poate crezi ca trimiti ceva unui apropiat, dar daca persoana respectiva apasa butonul Forward, nu vei mai putea avea un control asupra ceea ce ai scris”, explica Jodi Smith. Si stii prea bine cum glumitele sunt transmise cu repeziciune tuturor. Cei care nu au simtul umorului sau sunt deranjati de injuraturi isi vor face o parere proasta despre tine, mai ales daca nu te cunosc prea bine.
4. Ai grija ce faci cu gramatica
Esti dator sa verifici fiecare cuvintel pe care l-ai scris in orice e-mail, si nu doar daca este destinat seful tau. Daca in compania pentru care lucrezi seful tau mai face greseli gramaticale in e-mail-uri, atunci poti si tu sa ai o atitudine mai relaxata. Totusi, nu uita ca un e-mail scris corect te va ajuta sa te remarci intr-un mod bun. ”In actuala situatie economica trebuie sa fii cat mai riguros si mai profesionist cu putinta”, este de parere Smith. ”Mai ales in lumea afacerilor, competentele tale sunt judecate prin prisma comportamentului observabil. O gramatica slaba si lipsa semnelor de punctuatie pot semnaliza incompetenta”.
5. Nu uita sa raspunzi la toate e-mail-urile importante
Dupa ce ti-ai verificat Inbox-ul intr-o zi foarte ocupata de munca, este usor sa uiti sa raspunzi la unele mesaje. De aceea, ar fi bine sa-ti aloci o perioada din zi anume pentru a raspunde tuturor e-mail-urilor importante si vei evita astfel sentimentul constant si enervant ca ai uitat sa faci ceva. In general, la un e-mail raspunsul trebuie dat in primele 24 de ore, daca este legate de munca. Nu trebuie insa sa raspunzi la toate e-mail-urile primite. ”De exemplu, daca cineva iti trimite un e-mail de multumire, nu trebuie sa tu sa-i multumesti pentru ca ti-a multumit. Judeca si tu mai bine”, atrage atentia consultantul Jacqueline Whitmore.
6. Nu exagera cu majusculele
Un e-mail scris cu majuscule este sinonim cu A TIPA LA CINEVA. Daca nu asta este intentia ta, apasa imediat pe Caps Lock. Daca totusi vrei sa accentuezi un paragraf, mai bine subliniaza-l sau incadreaza-l cu *stelute*.
7. Ai grija ca atasamentul sa nu fie prea mare
Cele 11 poze cu noul tau catelus trimise prietenei tale nu vor mai face o impresie prea buna daca ea va avea nevoie de 2 ore pentru a le descarca sau daca ii blocheaza computerul. ”Intotdeauna sa intrebi inainte de a trimite atasamante mari”, considera Whitmore. Sau poti salva si trimite documentul in format PDF pentru a evita orice problema.
8. Evita dulcegariile
Chiar daca iti place sa folosesti emoticoane la greu (acele fete zambitoare, amuzante) sau acronime gen LOL, ele nu se vor include niciodata in corespondenta profesionala. Ele pot crea confuzii sau, si mai rau, te vor face sa pari mai degraba ca un scolar prostanac, dacat ca un coleg de incredere. Un singur lucru este obligator in toate e-mail-urile profesionale: semnatura ta, care va cuprinde numele complet, functia detinuta, adresa firmei si numarul de telefon de serviciu.
Recomanda unui prieten
Pe aceeasi tema
Colegii mincinosi de la serviciu pot fi sursa multor batai de cap. Fie ca e vorba de cel care se lauda luni dimineata cu sfarsitul de saptamana plin de distractii imaginare pe care l-a avut, de seful lipsit de scrupule care te face sa crezi ca ai semnat contractul vietii tale sau de colegul lenes care isi acopera greselile folosindu-se de tine, toti mincinosii cauzeaza stres, tensiuni si frustrare in jurul lor.
Managerii le pretind angajatilor maniere impecabile la locul de munca, fie ca tin in mana un pix sau un smartphone. Cu toate acestea, peste 75% dintre angajatori se plang de incalcarea flagranta unor reguli de eticheta in privinta folosirii gadget-urilor la serviciu.
Raportorul Parlamentului European al acordului international pentru combaterea contrafacerilor pe internet - ACTA, francezul Kader Arif, a demisionat. El trage un semnal de alarma asupra textului semnat de 22 de tari europene, intre care si Romania: tratatul poate avea consecinte majore asupra vietii cetatenilor - vor fi supravegheate inclusiv e-mailurile si convorbirile pe Messenger!
Stiri din aceeasi categorie
In perioada 10-16 mai, firmele din Romania pun la bataie in jur de 12.500 de locuri de munca vacante, cele mai multe oferte gasindu-se in judetele Cluj, Iasi, Dolj, Constanta, Harghita, Satu Mare, Timis si municipiul Bucuresti.
Mai mult de jumatate din totalul somerilor aradeni provin din mediul privat.Numarul somerilor este in scadere, rata somajului scade si ea, dar pentru anumite sectoare vestile nu sunt dintre cele mai bune.
Ce poate fi mai rau pe lumea asta decat respingerea? Cand aplici saptamani sau chiar luni in sir la sute de joburi si nu te cheama nimeni la vreun interviu, incepi la un moment dat sa te intrebi cu ce ai gresit si de ce se poarta toti angajatorii asa cu tine.
Imi caut un loc de munca - am o sansa la o bursa a locurilor de munca! Agentia Nationala pentru Ocuparea Fortei de Munca anunta ca, in Dambovita si Sibiu, vor fi organizate asemenea actiuni pentru studenti, dar si pentru persoanele de etnie roma.
Politicile de austeritate impuse de guverne din cauza crizei economice mondiale vor impinge in somaj si saracie circa 202 milioane de persoane in 2012, cu 6 milioane mai multe decat anul trecut, conform raportului asupra locurilor de munca din lume 2012, realizat de Organizatia Internationala a Muncii.
